Mahnung schreiben: so kommst du an dein Geld (inkl. Vorlage)

Nicolas am 24.11.2023

Es gibt wahrscheinlich nichts frustrierenderes als Rechnungen, die längst überfällig sind. Und trotzdem kommt es immer mal wieder vor, dass dich ein Kunde nicht rechtzeitig für deine Leistungen bezahlen will. In diesem Artikel schauen wir uns alles zum Thema Mahnungen an: Wie du sie schreibst, versendest und auf was zu achten ist.

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Was ist eine Mahnung?

Bevor’s ans Eingemachte geht, klären wir erstmal die Basics: was ist überhaupt eine Mahnung?

Eine Mahnung ist eine schriftliche Aufforderung, die du versendest, wenn dein Kunde eine Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt hat. Sie erinnert daran, dass eine Zahlung aussteht, gibt Details zur offenen Summe und dem Fälligkeitsdatum an und fordert den Schuldner auf, die Rechnung so schnell wie möglich zu begleichen, um weitere Konsequenzen zu vermeiden.

Welche Mahnstufen gibt es?

Ich hab das im Artikel zu Zahlungserinnerungen bereits erklärt, deswegen hier ein kurzer Ausschnitt davon:

In der Schweiz sind die folgenden Mahnstufen gängig:

• Zahlungserinnerung

• erste Mahnung

• zweite und letzte Mahnung

Wenn deine Kundin nach der letzten Mahnung deine Rechnung noch immer nicht beglichen hat, könntest du sie betreiben. Je nachdem, um wie viel Geld es sich dabei handelt, lohnt sich das.

Quelle: Zahlungserinnerungen

Wann ist eine Mahnung angebracht?

Bevor du eine Mahnung versendest, solltest du unbedingt eine Zahlungserinnerung an deinen Kunden senden. Mahnungen sind in ihrer Art sehr forsch und direkt. Wenn du eine gute Beziehung mit deinen Kunden pflegst, willst du nicht direkt mit der Tür ins Haus fallen und eine Mahnung versenden, weil eine Rechnung 2 Tage überfällig ist.

Wenn du aber eine Zahlungserinnerung versendet hast und die Rechnung nach Ablauf der Frist noch immer nicht bezahlt wurde, kannst du durchaus eine Mahnung versenden.

Selbstverständlich kannst du auch kurz anrufen und fragen, woran es liegt. Aber früher oder später solltest du eine Mahnung senden.

Mahnung schreiben – so geht’s

Bevor du die Mahnung versenden kannst, musst du die natürlich zuerst noch erstellen. In diesem Abschnitt schauen wir uns an, was alles drauf muss und auf was du dich achten solltest.

Wichtig: Bleib immer freundlich und geh davon aus, dass dir deine Kunden nichts böses wollen. Meistens ist die Rechnung einfach untergegangen. Und wenn die Rechnung aus finanziellen Gründen gerade nicht bezahlt werden kann, tust du dir einen Gefallen, wenn du dich kulant zeigst.

Was muss auf eine Mahnung drauf?

Der Inhalt einer Mahnung ähnelt der einer Rechnung, wobei folgendes darauf ersichtlich sein sollte:

• Um welche Mahnstufe es sich handelt (Zahlungserinnerung / 1. Mahnung / 2. Mahnung)

• Deine Adresse (respektive die Adresse deiner Firma)

• Adresse deines Kunden / deiner Kundin

• Ort und Datum des Schreibens

• Die Rechnungsnummer

• Der Betrag, der noch offen ist

• Die neue Zahlungsfrist

Mahngebühren

Wenn du das vertraglich so geregelt hast, kannst du auch Verzugszinsen und / oder Mahngebühren geltend machen. Das muss aber eben von Anfang an so in eurem Vertrag stehen, sonst darfst du keine Gebühren verrechnen.

Dabei ist es wichtig, dass du die Gebühren spezifisch ausweist. Also im Sinne von: «Bei der ersten Mahnung werden Gebühren von 20.00 Franken verrechnet» und nicht «Es werden Mahngebühren verrechnet».

Ausserdem dürfest du nach Schweizer Obligationenrecht (Art. 104) auch Verzugszinsen von 5% pro Jahr verrechnen. Da musst du aber selber wissen, ob sich das lohnt für dich.

Fristen

Meistens nimmt man bei Mahnungen eine Zahlungsfrist von 10 bis 14 Tagen. Das gleiche gilt übrigens bei Zahlungserinnerungen. Wenn die Frist abläuft, leitest du jeweils die nächste Mahnstufe ein.

Vorlage für die 1. Mahnung

Sehr geehrter Herr / Frau [Name deiner Kundin]

Wahrscheinlich ist es Ihrer Aufmerksamkeit entgangen, dass die Rechnung [Rechnungsnummer] noch nicht beglichen wurde. Die Zahlung ist seit dem [Datum einfügen] überfällig.

Ich bitten Sie, den Rechnungsbetrag von [Betrag einfügen] bis am [neue Zahlungsfrist] zu begleichen.

Sollte dies durch vorübergehende finanzielle Engpässe nicht möglich sein, sind wir bestrebt, eine passende Lösung zu finden.

Besten Dank und freundliche Grüsse
[Dein Unternehmen]

Vorlage für die 2. und letzte Mahnung

Letzter Schritt – Die Betreibung

Wenn du auch nach der 2. Mahnung nichts von deinem Kunden gehört hast, kannst du die Betreibung einleiten. Aber ehrlich gesagt, würd ich mir das gut überlegen und wirklich nur machen, wenn es hohe Beträge sind und absolute Funkstille zwischen dir und deinem Kunden herrscht.

Ansonsten kannst du dir mit einem Betreibungsverfahren viel kaputt machen… Und gleichzeitig kannst du dir viele Türen öffnen, wenn du dich kulant zeigst, sollte sich dein Kunde in einer misslichen Lage befinden.

Letztendlich musst du das aber selber entscheiden und in jeder Situation neu bewerten, ob sich eine Betreibung lohnt.

Was kostet eine Betreibung?

Je nachdem, wie hoch die Forderung ist (also die Summe an Geld, die dir geschuldet wird), kostet das in Zürich zwischen 7 und 400 Franken (Quelle: betreibungsinspektorat-zh.ch).

Fazit

Eine Mahnung zu schreiben ist gar nicht so schwer und manchmal ein notwendiges Übel, um an dein Geld zu kommen. Wichtig dabei ist, dass du stets freundlich und lösungsorientiert bleibst. Ansonsten kannst du dir viel kaputt machen.

Als letzten Schritt kannst du auch eine Betreibung einleiten. Bevor du das aber machst, lohnt es sich, alle anderen Optionen zu prüfen und eventuell auch darauf zu verzichten.

Letztendlich reicht in den meisten Fällen eine lieb formulierte Zahlungserinnerung sowieso aus, dass deine Rechnungen bezahlt werden.

Good luck!